Yn gyffredinol, penodwyd penaethiaid mewn pryd i baratoi ar gyfer sefydlu’r ysgol newydd. Mae amser paratoi yn amrywio o 18 mis i ychydig o ddyddiau. Yn aml, mae hyn yn dibynnu ar amgylchiadau’r ysgolion presennol a hyd y cyfnod ymgynghori. Pan gaiff penaethiaid eu penodi mewn modd amserol, cânt gyfleoedd i ddysgu oddi wrth ysgolion pob oed sefydledig ac ystyried sut orau i gymhwyso’r dysgu i’w cyd-destun eu hunain. O ganlyniad, gallant gynllunio’n strategol ar gyfer polisi ac arfer a datblygu gweledigaeth glir ar gyfer yr ysgol newydd. Hefyd, mae gan y penaethiaid hyn ran flaenllaw, yn gyntaf, mewn penodi uwch staff, ac yn ddiweddarach, mewn penodi pob aelod arall o staff. Mae’r penaethiaid hyn yn sefydlu ethos a diwylliant newydd yn llwyddiannus, er enghraifft trwy ailfrandio’r ysgol, creu gweledigaeth ysgol gyfan a dod â phob aelod o staff at ei gilydd i sefydlu synnwyr o ddiben ar y cyd. Mae’n ymddangos bod caniatáu amser digonol i bennaeth gynllunio a pharatoi cyn agor yr ysgol yn fuddiol. Mae’r rhai a benodwyd lai na 12 mis ymlaen llaw wedi nodi y bu amser ar gyfer cynllunio a pharatoi yn dynn iawn.
Pan na roddir digon o amser cynllunio i benaethiaid, rhaid gwneud gormod o benderfyniadau yn gyflym, a chaiff polisïau a gweithdrefnau blaenorol eu mabwysiadu yn y tymor byr. Maent yn ei chael yn anodd sefydlu hinsawdd newydd ar gyfer dysgu sy’n wahanol i’r hinsawdd yn yr ysgolion sy’n bodoli eisoes. Mae hefyd yn ei gwneud yn anodd ymgynghori’n llawn â rhieni a staff am newidiadau allweddol.
Un o’r heriau cychwynnol i arweinwyr yw sefydlu diwylliant ac ethos ysgol gyfan, ar draws sectorau. I gefnogi’r nod hwn, mae llawer ohonynt yn lleoli arweinwyr mewn gwahanol rannau o’r ysgol. Mae’r dull hwn yn hanfodol mewn ysgolion â sawl safle. Rhaid i arweinwyr sicrhau bod disgyblion a staff yn ymgynefino â’r adeilad newydd a dod i’r arfer â chael gwahanol gymunedau ysgolion ynghyd. Mae llawer ohonynt yn penderfynu ar wisg ysgol newydd sy’n rhoi hunaniaeth newydd i’r ysgol. Mewn llawer o achosion, mae gwisg ysgol y disgyblion oedran cynradd yn wahanol i wisg y disgyblion oedran uwchradd, ond mae wedi’i brandio’r un fath trwy liwiau a’r bathodyn ysgol. Mae hyn yn rhoi ymdeimlad o berthyn i’r un ysgol newydd i ddisgyblion.
Newidiodd bron pob un o’r ysgolion eu henw, gan ddynodi cyfnod newydd a dechrau newydd. Mewn ychydig o achosion, roedd yn anodd cytuno ar enw newydd, a chafwyd rhywfaint o wrthwynebiad gan y gymuned. Gwelodd ysgolion a ymgynghorodd â disgyblion a rhieni ar enwi’r ysgol ei bod yn haws rheoli’r cyfnod pontio. Ychydig iawn o ysgolion yn unig a gadwodd hen enw’r ysgol uwchradd.
Caiff proses sefydlu ysgol newydd ei rheoli’n bennaf gan yr awdurdod lleol sy’n arwain ac yn cynorthwyo’r corff llywodraethol i benodi arweinwyr a staff. Mae hyn heb strategaeth genedlaethol benodol na phecyn cymorth i gynorthwyo cyrff llywodraethol ysgolion pob oed. Canfu’r rhan fwyaf o ysgolion fod rhoi diweddariadau rheolaidd i randdeiliaid, yn cynnwys rhieni, yn fuddiol ac yn darparu gwybodaeth hanfodol wrth baratoi teuluoedd i drosglwyddo i’r ysgol newydd wrth iddi agor. Gwerthfawrogodd llawer o ysgolion sefydlogrwydd cael swyddogion enwebedig yr awdurdod lleol a oedd yn rheoli eu trefniadau. Mewn ychydig o achosion, nid oedd yna unrhyw reolwr prosiect dynodedig o’r awdurdod lleol, cafodd yr ysgolion drafferth â baich sicrhau bod y gweithdrefnau cywir wedi cael eu dilyn a bod y gymuned wedi cael gwybod yn gyson am ddatblygiadau.
Mae strwythurau arwain mewn ysgolion pob oed yn dangos rhywfaint o debygrwydd, ac maent wedi eu seilio ar fodel ysgol uwchradd, yn gyffredinol. Mae hyn yn aml oherwydd bod nifer y disgyblion ar y gofrestr yn llawer mwy. Mewn llawer o achosion, cawsant eu pennu ymlaen llaw gan y corff llywodraethol cysgodol, ond fe’u haddaswyd wrth i uwch arweinwyr gael eu penodi. Mae llawer ohonynt wedi achub ar y cyfle i edrych ar strwythurau staffio ysgol gyfan. Erbyn hyn, mae’n fwy cyffredin cael pennaeth, un neu ddau ddirprwy bennaeth a phenaethiaid cynorthwyol. Ymagwedd sy’n gynyddol gyffredin o ran y strwythur staffio ac arweinyddiaeth yw rhannu’r ysgol yn sectorau. Fel arfer, mae’r rhain yn cynnwys y meithrin i Flwyddyn 4 (sector 1), Blynyddoedd 5 i 8 (sector 2) a Blynyddoedd 9 i 11 (sector 3). Y chweched dosbarth fyddai’r pedwerydd sector, os yw’n bresennol. Mae cyfuniadau amrywiol o arweinwyr eraill gyda rolau fel arweinwyr sector, cydlynwyr ac arweinwyr canol yn cwblhau’r strwythur arwain. Mae nifer a chyfuniad yr arweinwyr yn amrywio gryn dipyn yn ôl maint yr ysgol, ei lleoliad a nifer y safleoedd, a chymhlethdod cyffredinol.
Mae cyfrifoldebau a ddynodir i arweinwyr yn gynyddol yn rhai ar draws sectorau a’r ysgol gyfan. Yn yr ysgolion cyntaf a sefydlwyd, mae cyfrifoldebau’n adlewyrchu’r rhai a welir yn yr ysgolion cynradd ac uwchradd. Mae hyn yn cynnwys sawl pennaeth pwnc, arweinwyr cyfnodau allweddol a chydlynwyr. Dros gyfnod, mae ysgolion wedi symud tuag at arwain mentrau ysgol gyfan, er enghraifft meysydd dysgu a phrofiad y cwricwlwm newydd a phrofiadau a gofal bugeiliol ar draws pob oedran. Mae hyn, er enghraifft, wedi arwain at gydlynu’r cynllunio ar gyfer cynnydd disgyblion yn well.
Wrth sefydlu’r ysgolion pob oed cyntaf, llenwyd y rolau arwain uchaf gan staff o gefndiroedd ysgol uwchradd. Roedd penodi pennaeth neu ddirprwy bennaeth o gefndir cynradd yn eithriad. Dros gyfnod, aethpwyd i’r afael o’r newydd â’r cydbwysedd rhwng arweinwyr o gefndiroedd ysgol uwchradd ac ysgol gynradd, ac yn y rhan fwyaf o ysgolion, ceir cyfuniad o uwch arweinwyr o’r gwahanol gefndiroedd sector.
Ystyriodd llawer o ysgolion fod eu blwyddyn gyntaf ar ôl agor yn anodd iawn. Bu’n rhaid iddynt ymdopi â phroblemau ag adeiladau’r ysgol yn ogystal ag ochr emosiynol dod â staff ynghyd ar ôl uno. Mewn ychydig o achosion, gwelwyd bod gormod o staff yn yr ysgol newydd, gyda chyllid annigonol, a bu’n rhaid lleihau nifer y staff.
Er bod arbedion ariannol wedi cael eu rhagweld yn sgil sefydlu ysgol bob oed, ychydig iawn o ysgolion pob oed sydd wedi darparu arbedion ar gyfer awdurdodau lleol. I ddechrau, gallent fod wedi disgwyl arbedion o ganlyniad i’r gofyniad am lai o staff, gwerthu asedau a chostau rhesymoli, ond nid yw hyn wedi cael ei wireddu, ac mewn llawer o achosion, mae costau awdurdodau lleol wedi cynyddu o ganlyniad i ddiswyddiadau a diogelu cyflogau. Mae llawer o ysgolion wedi wynebu rhwystrau ariannol anfwriadol, ac yn 2021, roedd lleiafrif (22%) yn dal cronfeydd wrth gefn negyddol. Mae hyn yn uchel o gymharu â chyfran yr ysgolion uwchradd (17%) a’r ysgolion cynradd (4%). Mae hyn yn cyferbynnu’n llwyr â’r sefyllfa cyn y pandemig pan oedd gan fwyafrif (64%) o ysgolion pob oed gronfeydd negyddol wrth gefn, ac roedd yr ysgolion uwchradd a chynradd hefyd yn dangos cyfrannau mwy o gronfeydd negyddol wrth gefn (43% ac 17% yn y drefn honno). Mae unrhyw arian a godwyd, er enghraifft o werthu adeiladau nad oedd eu heisiau, wedi cael ei ailfuddsoddi yng ngwasanaethau addysg ehangach yr awdurdod hwnnw, ond nid yw’r ysgol newydd wedi elwa arno’n benodol bob tro.
Mae cymorth ar gyfer penaethiaid yn ystod y cynllunio a datblygu cychwynnol wedi amrywio’n sylweddol ledled Cymru. Nododd llawer o benaethiaid y byddent wedi gwerthfawrogi cael mwy o gymorth gan eu hawdurdod lleol, a Llywodraeth Cymru. Roedd hyn yn arbennig o wir am y rhai oedd ag ychydig iawn o amser i baratoi a chynllunio ar gyfer agor yr ysgol newydd.
Yn gyffredinol, mae arweinwyr yn credu bod angen o leiaf bum neu chwe blynedd ar ysgol bob oed i sefydlu ei hun a sicrhau bod staff, rhieni a disgyblion yn gweld mantais y model pob oed ar gynnydd a lles yn benodol.
