Cyngor i Arolygwyr Cofnodol ac arolygwyr tîm ar bwysigrwydd ystyried unrhyw wybodaeth a ddelir gennym ni ynglŷn â chwynion gan rieni yn erbyn darparwr, ac unrhyw faterion diogelu wrth reoli arolygiad.
Wrth baratoi ar gyfer arolygiad, bydd y CydAr yn rhoi gwybod i’r Arolygydd Cofnodol a oes unrhyw wybodaeth berthnasol am ddiogelu, neu gwynion am y darparwr a ddelir gan Estyn. Mae hyn er mwyn i’r Arolygydd Cofnodol allu defnyddio’r wybodaeth hon i lywio trywyddau ymholi. Mae’r wybodaeth hon yn ddefnyddiol a gall rybuddio’r Arolygydd Cofnodol y gallai rhieni godi pryderon yn ystod y noson rieni, neu hyd yn oed ar ôl yr arolygiad. Pan fydd y CydAr wedi nodi bod gwybodaeth am ddiogelu, rhaid i’r Arolygydd Cofnodol gysylltu ag aelod o’n Tîm Swyddogion Diogelu Arweiniol i gael brîff, a fydd yn awgrymu trywydd ymholi addas.
Gall yr Arolygydd Cofnodol ddefnyddio ffurflen hunanwerthuso diogelu’r darparwr a’r holiaduron i rieni a dysgwyr hefyd i lywio eu trywyddau ymholi ar gyfer lles a diogelu. Pan fydd y dystiolaeth cyn-arolygiad mewn unrhyw sector yn nodi materion diogelu posibl neu reolaeth wael gan y darparwr, gofynnwch am arweiniad gan Gyfarwyddwr Cynorthwyol eich sector a’r Tîm Diogelu. Pan fydd modd cyfeirio mater newydd o bosibl, rhaid cymhwyso ein polisi diogelu.
Yn ystod yr arolygiad, os byddwn yn cael unrhyw wybodaeth berthnasol am fater diogelu, bydd aelod o’n tîm diogelu yn rhoi gwybod i’r Arolygydd Cofnodol ac yn cytuno sut i ddelio â’r mater. Rhaid i’r Arolygydd Cofnodol sicrhau ei fod yn cofnodi unrhyw dystiolaeth yn gysylltiedig ag unrhyw drywyddau ymholi diogelu o gyfweliadau, arsylwadau neu ddarllen ffeil yn eu FfF, oherwydd gellid bod angen hyn ar gyfer unrhyw ohebiaeth ddilynol sy’n codi ar ôl yr arolygiad. Os bydd yr Arolygydd Cofnodol neu aelod arall o’r tîm yn cofnodi unrhyw wybodaeth gyfrinachol, dylid trosglwyddo’r wybodaeth hon i aelod o’n Tîm Diogelu i’w ffeilio’n ddiogel. Ni ddylid cofnodi manylion am y wybodaeth gyfrinachol hon yn y FfF, ond dylid gwneud nodyn bod y deunydd wedi cael ei drosglwyddo i aelod o’n Tîm Diogelu ynghyd â’r rhif achos perthnasol.
Gallai digwyddiad ddod i’r amlwg ar ôl arolygiad, a gellid gofyn i ni roi cyfrif am yr hyn yr oedd yn ei wybod ar y pryd a’r camau a gymerodd, neu na chymerodd. Yn achos anaf difrifol neu farwolaeth, gallai’r atebolrwydd hwn fod trwy Adolygiad Achos Difrifol. Mae’n hanfodol cofnodi unrhyw wybodaeth yn eich FfF, ac unrhyw wybodaeth gyfrinachol sy’n cael ei rhannu o’n ffeiliau diogelu.