Arweiniad atodol ar gyfer arolygu diogelu mewn ysgolion ac UCDau
Atodiad 1: Gwiriadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (GDG), gwiriadau ailadroddus a hygludedd
Daeth Deddf Diogelu Rhyddidau 2012 i rym o 10 Medi 2012 gyda mwy o newidiadau yn dod i rym yn raddol dros y blynyddoedd nesaf.
Rhoddwyd y newidiadau canlynol ar waith ym Medi 2012:
- diffiniad newydd o “weithgarwch rheoledig” i ganolbwyntio ar waith sy’n cynnwys cyswllt agos a heb oruchwyliaeth gyda grwpiau bregus
- bydd gweithgareddau a gwaith a dynnwyd allan o’r diffiniad “gweithgarwch rheoledig” yn parhau i fod yn gymwys ar gyfer gwiriadau Manylach gan y GDG
- diddymu “gweithgarwch rheoledig”
- diddymu cofrestru a monitro parhaus
- diddymu darparu gwybodaeth ychwanegol
- gweithredu isafwm oedran (16) y gall rhywun wneud cais am wiriad gan y GDG
- phrawf ‘perthnasedd’ mwy trylwyr ar gyfer yr adeg y bydd yr heddlu yn rhyddhau gwybodaeth a gedwir yn lleol am wiriad manylach gan y GDG.
Ar 1 Rhagfyr 2012, unodd y Swyddfa Cofnodion Troseddol a’r Awdurdod Diogelu Annibynnol i ffurfio’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd. Mae’r GDG yn gyfrifol am weinyddu tri math o wiriad:
- Safonol – gwiriad ar gofnodion Cyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu o gollfarnau, rhybuddiadau, ceryddon a rhybuddion.
- Manylach – gwiriad ar Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu fel uchod, ynghyd â gwybodaeth arall hefyd sy’n cael ei chadw gan yr heddlu yr ystyrir ei bod yn berthnasol gan yr heddlu
- Manylach gyda gwybodaeth y rhestr waharddedig – ar gyfer pobl sy’n gweithio mewn gweithgarwch rheoledig gyda phlant. Mae hyn yn ychwanegu gwiriadau rhestr waharddedig plant y GDG at y gwiriad manylach.
Yn ystod 2013, lansiodd y GDG ei Wasanaeth Diweddaru. Erbyn hyn, mae cyflogeion yn gallu cofrestru unwaith ar gyfer gwiriad gan y GDG, a fydd wedyn yn cael ei ddiweddaru yn awtomatig ac ar gael i sefydliadau ei wirio.
Fodd bynnag, mae agweddau ar yr hen system nad ydynt yn newid, sef:
- rhaid i gyflogwyr wneud cyfeiriadau priodol at y GDG
- rhaid i gyflogwyr beidio â chaniatáu i rywun y maent yn gwybod eu bod wedi eu gwahardd gan y GDG ymgymryd â gweithgarwch rheoledig
- gall cyflogwyr gynnal gwiriadau ar gyfer unrhyw un a gyflogir mewn gweithgareddau sy’n dod o fewn y diffiniad cyn mis Medi o weithgarwch rheoledig, gan eu bod yn parhau i fod yn gymwys am wiriadau manylach y GDG, p’un a ydynt yn dod o fewn y diffiniad ar ôl mis Medi o weithgarwch rheoledig ai peidio (ond ni fyddant yn gymwys mwyach ar gyfer gwiriadau rhestr waharddedig os nad ydynt yn dod o fewn y diffiniad newydd o weithgarwch rheoledig).
Yn flaenorol, bu camddealltwriaeth gyffredinol ynglŷn â pha bryd a pha mor aml i gynnal gwiriadau. Mae’r canlynol yn nodi’r sefyllfa bresennol mewn perthynas ag ysgolion ynglŷn â phryd y mae angen cadarnhau gwiriadau cyn i gyflogai allu dechrau gweithio.
- Cafodd gwiriadau gan y SCT eu hargymell yn gryf ar gyfer pob cyflogai sy’n dod i gysylltiad â phlant yn rheolaidd os cawsant eu cyflogi ar ôl Mawrth 2002. Fodd bynnag, yr unig ofyniad i’r rhai a benodwyd cyn y dyddiad hwn yw bod yn rhaid iddynt fod wedi cael eu gwirio yn erbyn Rhestr 99.
- Daeth gwiriadau’r SCT yn orfodol ar gyfer gweithlu cyfan ysgolion a gynhelir o 12 Mai 2006 (Medi 2003 ar gyfer ysgolion annibynnol). Rhaid i gyflogeion a ddechreuodd yn eu swydd o’r dyddiad hwn fod wedi cael datgeliad manwl gan y SCT.
- Nid oes angen mwy o wiriadau ar gyfer unrhyw staff oni bai bod yr unigolyn yn cael seibiant o wasanaeth am fwy na thri mis. Nid oes gofyniad statudol i staff gael gwiriadau wedi’u diweddaru’n rheolaidd, er y gall rhai cyflogwyr fynnu hyn fel polisi. Hefyd, nid oes gofyniad statudol i staff a gyflogwyd cyn Mawrth 2002 fod wedi cael gwiriadau ôl-weithredol gan y SCT neu’r GDG ar yr amod eu bod wedi bod mewn gwasanaeth parhaus. Yn y cyd-destun hwn, mae parhad yn golygu nad oes unrhyw seibiant mewn gwasanaeth sy’n hwy na thri mis. Fodd bynnag, cyn 2002, roedd gofyniad i bob un o’r staff sy’n gweithio gyda phlant a phobl ifanc fod wedi cael eu gwirio yn erbyn Rhestr 99, a dylid gwirio tystiolaeth o hyn.
Gall cyflogwr ond ofyn am wiriad y rhestr waharddedig ar gyfer y staff hynny sy’n ymgymryd â gweithgarwch rheoledig. Mae’n drosedd i ofyn am wiriad y rhestr waharddedig ar gyfer unrhyw rôl arall.
O dan Reoliadau Cyngor y Gweithlu Addysg (Prif Swyddogaethau) (Cymru) 2015, mae cofrestru gyda Chyngor y Gweithlu Addysg yn ofyniad statudol ar gyfer pob athro sy’n gweithio mewn ysgol a gynhelir neu UCD yng Nghymru. Mae’r GDG yn rhoi diweddariadau rheolaidd i Gyngor y Gweithlu Addysg ar unigolion sydd wedi’u gwahardd. Sylwer nad yw rhai troseddau yn atal unigolyn rhag cofrestru fel athro.
Staff cyflenwi ac ymwelwyr a gyflogir gan asiantaeth
Dylai staff fel seicolegwyr addysg, athrawon cyflenwi, athrawon dan hyfforddiant, nyrsys, hyfforddwyr chwaraeon a gyflogir gan asiantaeth gael gwiriad gan y SCT neu’r GDG trwy eu cyflogwr, er enghraifft yr asiantaeth gyflenwi, y brifysgol, neu’r awdurdod lleol.
Mae’n ddigonol i ysgolion ofyn am gadarnhad ysgrifenedig bod yr holl wiriadau priodol wedi cael eu cynnal ar gyfer y bobl hyn (wrth eu penodi gan amlaf) a chan bwy (yr adran adnoddau dynol berthnasol gan amlaf). Wedyn, dylai ysgolion gadarnhau pwy yw’r ymwelwyr hyn.
Staff cyflenwi nad ydynt yn gyflogeion asiantaeth
Nid yw llawer o’r staff hyn yn cael eu cyflogi gan asiantaeth gyflenwi, felly, ni all ysgolion dybio bod staff cyflenwi sy’n cael eu paru â nhw fel hyn wedi bod trwy’r gweithdrefnau archwilio angenrheidiol. Dylai ysgolion gadarnhau yn uniongyrchol gyda’r asiantaeth gyflenwi unigol, bod y gwiriadau recriwtio angenrheidiol wedi cael eu cynnal cyn i staff ddechrau gweithio gyda nhw.
Staff rhan-amser
Gall staff rhan-amser ddefnyddio’r un gwiriad gan y SCT neu’r GDG ar gyfer dwy swydd neu fwy ar yr amod eu bod ar lefel debyg a bod yr ysgol yn fodlon ynglŷn â’u geirwiredd a’u priodoldeb.
Llywodraethwyr/aelodau o bwyllgor rheoli UCD
Mae’r sefyllfa yn ymwneud â llywodraethwyr wedi newid o dan Ddeddf Diogelu Rhyddidau 2012. Gan nad yw Llywodraethwyr ysgol yn ymgymryd â gweithgarwch rheoledig mwyach, nid oes gofyniad iddynt gael gwiriadau archwilio a gwahardd. Fodd bynnag, lle mae llywodraethwyr yn cynnal rhyw fath o gyswllt rheolaidd (fel y’i diffinnir gan y Ddeddf; mae ‘rheolaidd’ yn golygu bod y gweithgarwch yn cael ei wneud gan yr un unigolyn yn aml (unwaith yr wythnos neu’n amlach), neu ar 3 diwrnod neu fwy mewn cyfnod o 30 diwrnod (neu mewn rhai achosion, dros nos)). O ran disgyblion, maent yn destun asesiad risg a gwiriad archwilio a gwahardd posibl oni bai eu bod yn cael eu goruchwylio’n ddigonol.
Symud rhwng ysgolion ac awdurdodau lleol
Er Medi 2006, mae asiantaethau cyflenwi wedi gallu trosglwyddo gwiriadau gan y SCT neu’r GDG rhwng asiantaethau cyflenwi ysgolion eraill a rhwng ysgolion unigol.
- Os yw cyflogai wedi cael gwiriad gan y SCT neu’r GDG, nid oes gofyniad statudol i gynnal gwiriad arall gan y SCT neu’r GDG cyn dechrau ar swydd mewn ysgol wahanol neu hyd yn oed mewn awdurdod lleol gwahanol, ar yr amod bod ganddynt wasanaeth parhaus a bod y gwiriad ar y lefel gywir ar gyfer y swydd newydd.
- Mae’r un peth yn berthnasol i rywun nad yw efallai wedi cael gwiriad gan y SCT neu’r GDG am iddo/iddi fod mewn swydd cyn 2002; hynny yw, nid oes gofyniad statudol i gynnal rhagor o wiriadau.
- Lle’r sefydliad sy’n derbyn yw penderfynu a yw am gynnal asesiad risg i asesu p’un a yw’r gwiriad ar y lefel gywir ar gyfer y rôl bresennol, p’un a yw’n gywir a ph’un a ydynt yn ymddiried yn y sefydliad blaenorol i fod wedi cynnal y gwiriad yn effeithlon.
- Dylai’r ysgol neu’r awdurdod lleol ofyn am dystiolaeth gan yr ysgol neu’r awdurdod lleol blaenorol bod y gwiriad wedi cael ei gynnal. Mae rhai ysgolion ac awdurdodau lleol yn amharod i dderbyn staff sy’n trosglwyddo heb ofyn am dystysgrif datgeliad newydd gan y SCT neu’r GDG gan eu bod yn credu y byddem ni’n feirniadol o drefniadau o’r fath. Dylai arolygwyr osgoi rhoi unrhyw argraff ein bod yn ei hystyried yn arfer dda gofyn am dystysgrifau datgeliad newydd gan y SCT neu’r GDG yn rheolaidd, pryd bynnag y caiff aelod o staff ei recriwtio yn uniongyrchol o ysgol arall heb gael seibiant mewn gwasanaeth. Dylid annog ysgolion i asesu risg pob achos yn unigol a bod yn barod i ddangos y sail ar gyfer eu penderfyniadau.
- Dylid rhoi barn anfoddhaol i ysgolion / awdurdodau lleol sy’n methu â sicrhau tystiolaeth fod staff cyflogedig a gwirfoddolwyr nad ydynt yn cael eu goruchwylio wedi cael y gwiriadau priodol gan y GDG cyn y bydd yr aelod o staff yn dechrau addysgu wyneb yn wyneb. Fodd bynnag, dylai ysgol neu awdurdod lleol gael barn digonol lle mae wedi dechrau’r broses wirio ar waith ond lle nad yw eto wedi cael cadarnhad o addasrwydd, ac mae hefyd wedi cynnal asesiad risg priodol a sicrhau goruchwyliaeth briodol ar gyfer yr aelod staff.
- Gwirfoddolwyr sy’n cael eu goruchwylio yw’r unig rai nad oes angen gwiriadau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd arnynt gyda gwiriadau’r rhestr waharddedig.
Mae’r rheoliadau uchod yn berthnasol i bob ysgol, yn cynnwys unedau cyfeirio disgyblion. Mae lleoliadau gofal cymdeithasol a lleoliadau preswyl yn rhwym wrth y safonau gofynnol cenedlaethol sydd â gofynion mwy llym o ran gwiriadau diogelu.
Mewn lleoliadau o’r fath, gall staff ddechrau yn eu swyddi cyn bod cliriad gan y GDG wedi’i dderbyn, ond rhaid bod y cais wedi’i wneud am y cliriad, a rhaid i’r aelod o staff sy’n aros am y cliriad gael ei (g)oruchwylio pan fydd mewn cysylltiad â phlant a phobl ifanc.
Addysg gychwynnol i athrawon
Yn achos athrawon dan hyfforddiant ar gyrsiau addysg gychwynnol i athrawon, cyfrifoldeb y bartneriaeth addysg gychwynnol i athrawon, nid cyfrifoldeb yr ysgol sy’n derbyn, yw sicrhau bod gwiriadau recriwtio priodol yn cael eu gwneud. Os bydd oedi wrth dderbyn datgeliadau gan y GDG, mae arweiniad Llywodraeth Cymru yn rhoi hawl i ddewis i alluogi myfyrwyr i ddechrau gweithio mewn ysgol yn amodol ar wiriad boddhaol o restr waharddedig plant y GDG a chwblhau gweithdrefnau recriwtio arferol eraill.
Dylai’r bartneriaeth roi gwybod i’w harweinwyr ysgol yn llawn am gynnydd y ceisiadau am ddatgeliadau, gan y bydd angen i’r arweinwyr hyn gynnal goruchwyliaeth agosach o fyfyrwyr nad ydynt wedi cael cliriad manwl eto. Rhaid i arweinwyr fod yn fodlon bod gwiriadau yn wir wedi cael eu gwneud.
Mae’r sefyllfa’n wahanol i athrawon dan hyfforddiant ar lwybr hyfforddiant athrawon ar sail cyflogaeth. Cânt eu cyflogi gan yr ysgol, a dylai’r ysgol felly sicrhau cliriad yn yr un ffordd ag aelodau eraill o staff a gyflogir yn uniongyrchol.
