Cwestiynau Cyffredin – gwaith ieuenctid

Mae gan Estyn ddyletswydd statudol i arolygu gwaith ieuenctid yng Nghymru o dan Ddeddf Dysgu a Sgiliau 2000. Mae hyn yn cwmpasu gweithgareddau i bobl ifanc rhwng 11 a 25 oed. Mae Estyn wedi arolygu gwaith ieuenctid mewn ffyrdd amrywiol dros y blynyddoedd, gan gynnwys trwy edrych ar waith Partneriaethau Pobl Ifanc ac, yn fwy diweddar, fel rhan o’n harolygiadau o Wasanaethau Addysg Llywodraeth Leol. Ein gwaith ni yw gwneud yn siwr bod yr arian cyhoeddus sy’n cefnogi gwaith ieuenctid yn cael ei ddefnyddio’n dda i sicrhau’r profiadau a’r deilliannau gorau posibl i bobl ifanc.  

Caiff gwaith ieuenctid ei gyflwyno mewn amrywiaeth eang o sefydliadau ar draws Cymru. Hyd yn hyn, mae ein gwaith arolygu wedi canolbwyntio ar awdurdod lleol a’i bartneriaid, a fyddai’n cynnwys sefydliadau sector gwirfoddol.  

Yn ddiweddar, mae Llywodraeth Cymru wedi gofyn i Estyn hefyd arolygu sefydliadau sector gwirfoddol sy’n derbyn y Grant Strategol ar gyfer Sefydliadau Gwaith Ieuenctid Gwirfoddol yng Nghymru.  Yn nodweddiadol, tua 12 sefydliad am gyfnod y grant yw hyn. Mae’r sefydliadau hyn yn cynnwys sefydliadau cenedlaethol a lleol.

Y sefydliadau gwirfoddol sy’n cael arolygiad unigol llawn gan Estyn bydd y rhai sy’n derbyn er enghraifft Grant Strategol Llywodraeth Cymru ar gyfer Sefydliadau Gwaith Ieuenctid Gwirfoddol a/neu sy’n derbyn cyllid oddi wrth ffynonellau cyllid cyhoeddus eraill er enghraifft awdurdodau addysg. 

Os ydych chi’n cael arian neu gymorth gan awdurdod lleol yng Nghymru, neu’n gweithio mewn partneriaeth â nhw, gall elfennau o’ch darpariaeth gael eu harolygu fel rhan o arolygiad gwasanaeth ieuenctid awdurdod lleol unigol. Cytunir ar hyn gyda’r awdurdod lleol cyn yr arolygiad. 

Na fyddwch, oni bai bod eich grŵp yn cael cyllid gan Llywodraeth Cymru neu gan eich awdurdod lleol neu ffynonellau cyhoeddus eraill, ni fyddwch yn cael eich arolygu. Os bydd gwasanaeth ieuenctid yr awdurdod lleol yn eich cefnogi chi gyda chyngor neu gyfleoedd hyfforddiant, gallem eich gwahodd i gyfarfod i ddweud wrthym am y cymorth hwnnw.  

Ni fyddwch yn cael eich arolygu fel corff unigol. Os ydych chi’n gweithio mewn partneriaeth ag awdurdod lleol, efallai y byddwch chi eisiau arddangos eich gwaith yn ystod yr arolygiad o waith ieuenctid awdurdod lleol. Bydd hyn yn cael ei drafod cyn yr arolygiad, ond ni fydd Estyn yn cysylltu â chi oni bai eich bod chi neu’r awdurdod lleol yn dymuno amlygu eich gwaith.  

Na, yn gyffredinol, ond os oes gweithiwr ieuenctid o wasanaeth ieuenctid yr awdurdod lleol yn gweithio yn y ddarpariaeth, gallem ymweld â chi neu ofyn i chi rannu sut rydych yn cyfrannu at ddarlun cyffredinol y ddarpariaeth yn eich ardal er enghraifft, lle mae gweithwyr ieuenctid yn hyrwyddo’r cysylltiadau rhwng yr ysgolion cynradd ac uwchradd, neu ynn ymgysylltu gyda grwpiau gwirfoddol er mwyn cryfhau’r cysylltiad rhwng yr ysgol a’i chymuned. Bydd Estyn yn canolbwyntio arolygiadau ar y grŵp oedran 11 – 25 yn unig.  

Bydd. Bydd Estyn yn siarad â’r sefydliad sector gwirfoddol neu’r awdurdod lleol cyn arolygiad i bennu cwmpas y gwaith. 

Mae natur y sector gwaith ieuenctid gwirfoddol yn amrywiol, o sefydliadau cenedlaethol mawr i sefydliadau llai wedi’u lleoli ar draws un neu ddau o ardaloedd awdurdodau lleol. Felly, bydd angen i’r trefniadau ar gyfer arolygu ystod y ddarpariaeth fod yn bwrpasol, yn gymesur ac yn rhesymol.  Mae awdurdodau lleol yn amrywio hefyd o ran graddfa’u darpariaeth gwaith ieuenctid. 

Bydd ein gwaith arolygu yn ystyried cyd-destun gwahanol pob sefydliad ac yn adlewyrchu hyn yn y ffordd rydym ni’n cynllunio ac yn neilltuo adnoddau i’n gwaith arolygu. Enghreifftiau o hyn fydd nifer y diwrnodau ar y safle a nifer yr arolygwyr yn y tîm. Hefyd, bydd ein trefniadau o ran nifer y clybiau ieuenctid a lleoliadau gwaith ieuenctid eraill rydym yn ymweld â nhw yn ystod unrhyw un arolygiad yn gymesur ac yn adlewyrchu cyd-destun y sefydliad gwaith ieuenctid unigol.   

Nid ‘rhestr wirio’ yw arolygiadau Estyn, ond maent wedi’u seilio ar arsylwi gweithgareddau gwaith ieuenctid yn uniongyrchol. Mae arolygwyr yn ymweld â’r ddarpariaeth ac yn siarad â phobl ifanc, staff gan gynnwys gweithwyr ieuenctid, gwirfoddolwyr ac arweinwyr. Hefyd, maent yn cynnal cyfarfodydd â rhanddeiliaid, partneriaid a rheolwyr i ddysgu sut mae’r sefydliad yn cael ei redeg. Bydd arolygwyr yn ystyried elfennau fel gweithdrefnau diogelu’r sefydliad. Mae arolygwyr yn gyfeillgar ac yn anffurfiol yn ystod ymweliadau ac, fel arfer, mae pobl ifanc a staff yn awyddus iawn i arddangos beth maen nhw’n ei wneud neu brosiectau maen nhw wedi cymryd rhan ynddynt yn ddiweddar. Bydd arolygwyr yn ymweld â chanolfannau ieuenctid, ysgolion, prosiectau celf a gweithgareddau awyr agored, lle bo’n berthnasol. Byddant yn mynd gyda gweithwyr ieuenctid i sesiynau datgysylltiedig neu allgymorth.  

Mae’r hyn y mae arolygwyr yn ymweld ag ef yn dibynnu’n llwyr ar ba ddarpariaeth sy’n cael ei chynnig gan y sefydliad. Rydym yn ceisio ymweld â sampl o weithgareddau sy’n cynrychioli ystod y gwaith mewn sefydliad. 

Yn dilyn arolygiad, caiff adroddiad ei gyhoeddi ar wefan Estyn, yn amlinellu ansawdd y ddarpariaeth a, lle bo’n berthnasol, yn rhoi enghreifftiau o arfer dda.  Cewch enghreifftiau o adroddiadau diweddar yma a’n harweiniad i arolygwyr ar ein gwefan, www.estyn.llyw.cymru  

Gall darparwyr gwaith ieuenctid gwirfoddol gael profiad o arolygiad fel a ganlyn:  

Os ydych chi’n cael cyllid gan Lywodraeth Cymru neu o’r awdurdod lleol neu ffynonellau cyhoeddus eraill, gallech gael arolygiad unigol lle bydd tîm yn edrych ar eich darpariaeth ac yn darparu adroddiad i’ch sefydliad.  

Os ydych chi’n cael cyllid neu gymorth arall gan awdurdod lleol neu ffynhonnell cyhoeddus eraill i ddarparu gwasanaeth, gallem ymweld â’ch lleoliad gwaith ieuenctid i arsylwi sesiwn gwaith ieuenctid fel rhan o arolygiad gwaith ieuenctid cyfan yr awdurdod lleol. Gallai eich gwaith gael ei grybwyll yn yr adroddiad.   

Weithiau, bydd Llywodraeth Cymru yn gofyn i ni gynnal adolygiad thematig yn bwrw golwg ar agwedd benodol ar waith ieuenctid ar draws Cymru fydd yn esgor ar adroddiad cenedlaethol. Gallem wahodd darparwyr gwaith ieuenctid eraill nad ydynt yn cael cyllid gan Lywodraeth Cymru neu o’r awdurdod lleol neu ffynonellau cyhoeddus eraill ar hyn o bryd i fod yn rhan o’r gwaith hwn, fel y gallwn adlewyrchu ystod gyfan y gwaith ieuenctid sy’n digwydd yng Nghymru. 

Yn aml, mae’r sector gwirfoddol yn chwarae rhan allweddol wrth gyfrannu at y cynnig gwaith ieuenctid eang ac, weithiau, teilwredig i bobl ifanc. Yn ein harolygiadau o wasanaeth ieuenctid statudol awdurdod lleol, byddwn yn ystyried cyfraniad sefydliadau partner fel rhan o’r ddarpariaeth gwaith ieuenctid cyffredinol mewn ardal. Dros gyfnod, byddwn yn adeiladu sail dystiolaeth o ystod ac ansawdd y ddarpariaeth gwaith ieuenctid gwirfoddol ar draws awdurdodau lleol. Lle bo’n briodol ac yn berthnasol, bydd y dystiolaeth hon yn helpu i lywio arolygiad unigol darparwr gwaith ieuenctid gwirfoddol cenedlaethol. Byddem yn gweithio gyda’r sefydliad gwirfoddol cenedlaethol i ddylunio model arolygu teilwredig ar gyfer y sefydliad hwnnw, a allai adeiladu ar unrhyw dystiolaeth a gasglwyd eisoes fel rhan o waith arolygu arall.   

Pan fydd arolygwyr yn ymweld â darparwr gwaith ieuenctid, byddant bob amser yn cymryd rhan mewn deialog broffesiynol gydag arweinwyr gwaith ieuenctid. Nod y drafodaeth fyfyriol hon yw cael gwybod y cryfderau a’r meysydd i’w datblygu, ynghyd ag ystyried yr heriau a’r cyfleoedd i wella. Er nad sesiwn adborth ffurfiol yw hon, mae darparwyr ar draws y sectorau rydym yn eu harolygu o’r farn bod y sgyrsiau yn addysgiadol ac yn ychwanegu gwerth. Mae Estyn yn defnyddio’r dull hwn yn yr holl sectorau y mae’n eu harolygu.  

Bydd adroddiad arolygu gwaith ieuenctid y prif ddarparwr hefyd yn cyfeirio at gyfraniad unrhyw ddarparwyr gwaith ieuenctid partner at gwmpas cyffredinol y ddarpariaeth. Lle bo’r arfer mewn sefydliad partner yn gadarn, gallai eu gwaith gael ei gynnwys fel cameo yn yr adroddiad.

Gallem ystyried arolygu agweddau ar ddarpariaeth gwaith ieuenctid (mewn lleoliadau gwirfoddol ac awdurdod lleol) sydd o ddiddordeb penodol i’r sector a/neu i bolisïau cenedlaethol. Fel hyn, byddwn yn gallu ychwanegu gwerth at ein dealltwriaeth gyfunol o beth sy’n gweithio’n dda a beth sydd angen gwella ar lefel genedlaethol, gan ddarparu sicrwydd unigol hefyd am agweddau ar waith darparwyr unigol.  

Byddai arolygiad â thema neu adolygiad thematig yn canolbwyntio ar agwedd benodol ar ddarpariaeth gwaith ieuenctid. Er enghraifft, gallem ymweld ag amrywiaeth o ddarparwyr gwaith ieuenctid i ystyried sut mae grŵp penodol o bobl ifanc yn elwa o waith ieuenctid – er enghraifft pobl ifanc ag anableddau. Neu gallem ystyried piler penodol o’r Egwyddorion a Dibenion Gwaith Ieuenctid, fel faint y mae gwaith ieuenctid yn galluogi pobl ifanc i ddatblygu gwybodaeth, dealltwriaeth ac agweddau ac ymddygiad cadarnhaol i fod yn gynhwysol. Byddwn yn cytuno ar thema ar sail yr anghenion tystiolaeth ar lefel genedlaethol a nodwyd gan Lywodraeth Cymru a Bwrdd Gweithredu’r Strategaeth Gwaith Ieuenctid. 

Mae arolygydd cymheiriaid yn ymarferwr presennol yn y gwasanaeth sy’n cael ei arolygu. Yn achos y sector gwirfoddol, gallai hyn gynnwys gwirfoddolwyr profiadol. Mae arolygwyr cymheiriaid yn cael eu hyfforddi gan Estyn ac maent yn aelodau llawn o’r tîm arolygu.  

Byddwn yn cynnwys arolygwyr cymheiriaid yn ein holl arolygiadau. Fel arfer, bydd gennym ddau arolygydd cymheiriaid ond ar gyfer sefydliadau mawr, gallem ddefnyddio tri. Bydd hyn yn ein helpu i arsylwi sampl resymol a chynrychioliadol o ddarpariaeth gwaith ieuenctid. Ein nod fydd defnyddio cydbwysedd rhesymol o arolygwyr cymheiriaid awdurdod lleol a sector gwirfoddol ar draws ein gweithgarwch arolygu, gyda’r nod o ddefnyddio arbenigedd arolygwyr unigol yn briodol.  

Mae arolygwyr cymheiriaid yn dweud bod yr hyfforddiant a’u profiad mewn arolygiad yn gyfle gwerthfawr iawn am ddatblygiad proffesiynol. Mae llawer o’n harolygwyr cymheiriaid yn dweud eu bod yn defnyddio’u dysgu i helpu gwella’u darpariaeth gwaith ieuenctid eu hunain.  

Er nad ydym yn talu arolygwyr cymheiriaid, rydym yn hyfforddi arolygwyr cymheiriaid yn rheolaidd a chewch unrhyw wybodaeth am gyrsiau sydd i ddod ar ein gwefan.

Bydd y darparwr yn cael gwybod am ei arolygiad trwy alwad ffôn gychwynnol gan y cydlynydd arolygu (CydAr). Y CydAr yw’r cyswllt yn Estyn ar gyfer y broses arolygu gyfan a bydd yn gweithio gyda chi ar yr holl drefniadau ymarferol.    

Ar ddechrau’r broses, bydd angen i ddarparwr gwaith ieuenctid nodi’r person gorau i gyflawni rôl enwebai. Mae’r enwebai’n  aelod o’r tîm arolygu a bydd yn mynychu pob cyfarfod tîm ac yn gyswllt rhwng y darparwr a’r tîm arolygu.  

Bydd y CydAr yn trefnu bod yr Arolygydd Cofnodol (AC) yn cysylltu â’r enwebai (boed yn gyfarwyddwr, yn brif weithredwr ac ati) cyn gynted ag y bo’n ymarferol bosibl ar ôl yr hysbysiad i fynd trwy’r broses arolygu. Mae pob darparwr gwaith ieuenctid yn wahanol ac mae’r sgwrs rhwng yr Arolygydd Cofnodol a’r enwebai yn bwysig i’n helpu i ddeall eich darpariaeth a chynllunio ystod o ymweliadau sy’n adlewyrchu eich gwaith. 

Mae mwy o wybodaeth am y broses arolygu ar gael yn ein harweiniad ar ‘Sut rydym yn arolygu – gwaith ieuenctid’ a ‘Beth rydym yn ei arolygu – gwaith ieuenctid’ ar ein gwefan.  

Bydd nifer yr arolygiadau rydym ni’n eu cynnal bob blwyddyn yn amrywio. Rydym yn ceisio ymweld â phob darparwr cymwys mewn sector dros gyfnod chwe blynedd. Mae’n debygol y byddwn yn cynnal 4-6 arolygiad o ddarparwyr gwaith ieuenctid bob blwyddyn a bydd hyn yn cynnwys arolygiadau o ddarparwyr gwaith ieuenctid sector gwirfoddol ac awdurdod lleol.   

Byddwn yn rhoi gwybod i ddarparwr gwaith ieuenctid 3 wythnos cyn ei arolygiad. Mae hyn yn caniatáu digon o amser i ni weithio gyda’r darparwr i gynllunio pa ymweliadau a chyfarfodydd y cewn ni yn ystod wythnos yr arolygiad.  

Mae ein harweiniad wedi’i anelu’n bennaf at ein harolygwyr, felly dyna pam nad oes geirfa fel mater o drefn. Rydym wedi datblygu geirfa gyda thermau defnyddiol ar gyfer arolygiadau gwaith ieuenctid, sydd ar gael yma. Rhowch wybod i ni os oes unrhyw dermau eraill y dylem eu cynnwys, yn eich barn chi.  

Nid oes angen i chi baratoi ar gyfer arolygiad. Rydym wedi cynnal ymgyrch ar draws sectorau eraill rydym yn eu harolygu o’r enw ‘Barod yn Barod’, i helpu sicrhau darparwyr nad oes angen iddynt wneud unrhyw beth yn wahanol ar gyfer arolygiad. Byddwn yn gofyn am nifer fach o ddogfennau cyn arolygiad, ond rydym yn cydnabod bod pob darparwr gwaith ieuenctid yn wahanol ac efallai bod ganddynt ddulliau gwahanol a chynlluniau allweddol gwahanol i gefnogi eu gwaith. Bydd y sgwrs gychwynnol rhwng yr Arolygydd Cofnodol a’r enwebai yn ein helpu i ddeall sut mae eich sefydliad yn gweithio a beth sy’n eich helpu i gynllunio a gwerthuso eich darpariaeth. Bydd y rhestr o ddogfennau sy’n ofynnol i’w chael yn yr ystafell arolygu rithwir (YAR) ond, yn nodweddiadol, byddem yn gofyn am: 

• gynlluniau datblygu ansawdd ac adroddiadau hunanasesu diweddaraf y darparwr  

• nifer y bobl ifanc sy’n ymwneud â’r ddarpariaeth  

manylion amserlenni, lleoliadau a manylion cyswllt y ddarpariaeth ar gyfer cyfnod yr arolygiad