Defnyddio data ar draws yr awdurdod lleol i lywio cynllunio, penderfyniadau a chefnogaeth i ysgolion
Quick links:
Cyd-destun a chefndir i’r arfer effeithiol neu arloesol
Bu datblygu systemau rheoli gwybodaeth (SRhG) a defnyddio data a gwybodaeth yn effeithiol yn ganolog i strategaeth gwella’r awdurdod lleol. Yn yr arolygiad diwethaf yn 2012, nododd Estyn fod angen i’r gyfarwyddiaeth ‘wella arfarniadau a dadansoddiadau data ar draws meysydd gwasanaeth a phartneriaethau i ysgogi gwelliannau mewn deilliannau ar gyfer dysgwyr’.
I gefnogi hyn, canolbwyntiodd yr awdurdod lleol yn ofalus ar:
- sefydlu SRhG canolog sy’n hwyluso mynediad rhwydd at setiau data helaeth sy’n cael eu dadansoddi’n rheolaidd at ddibenion hunanwerthuso a sbarduno gwelliant ar draws gwasanaethau a lleoliadau addysgol yr awdurdod lleol;
- datblygu setiau data byw, lle bo hynny’n bosibl, sy’n cael eu dadansoddi mewn modd amserol i nodi tanberfformiad yn effeithiol a llywio ymyriadau targedig a deilliannau gwell; a
- defnyddio data fel offeryn i gryfhau gwaith trawsgyfarwyddiaeth, cynllunio strategol, partneriaethau’r awdurdod lleol ac ysgolion.
Disgrifiad o natur y strategaeth neu’r gweithgaredd
Integreiddiodd y Gyfarwyddiaeth Addysg a Chynhwysiant dair system rheoli gwybodaeth a nifer o ffrydiau data i greu un system ddata wedi’i symleiddio. Mae hyn wedi darparu sylfaen gadarn i ddatblygu setiau data, dangosfyrddau a chapasiti adrodd mwyfwy soffistigedig.
Mae’r system integredig hon yn galluogi swyddogion i fanteisio’n ddi-oed ar ystod eang o ddata a gwybodaeth yn ymwneud ag ysgolion a gwasanaethau. Mae hyn, ynghyd â phrosesau monitro a gwerthuso clir, yn galluogi’r awdurdod lleol i nodi meysydd i’w gwella ac ymateb yn gyflym.
Er mwyn sicrhau’r gwelliant hwn, mae’r awdurdod lleol wedi:
- adolygu a gwerthuso systemau a ffynonellau data yn strategol;
- sicrhau y cadwyd swyddogaethau data mewn un Tîm Data tra arbenigol;
- recriwtio graddedigion a phrentisiaid o ansawdd uchel trwy gynllun arobryn y Cyngor a buddsoddi yn eu dilyniant gyrfa a’u dysgu;
- meithrin gallu mewnol, gan leihau unrhyw ddibyniaeth ar asiantaethau ac arbenigwyr allanol fel bod gwasanaethau’n parhau’n gost effeithiol ac yn effeithlon;
- cefnogi ysgolion â’u SRhG, gan gynnwys cysoni systemau’n ddyddiol a chynnal cywirdeb data craidd;
- comisiynu un system gwybodaeth disgyblion i’r awdurdod lleol, wedi’i chefnogi a’i datblygu gan y Tîm Gwybodaeth Data Addysg dynodedig;
- sicrhau llif effeithiol o wybodaeth a data gan ysgolion drwy’r system ganolog ac i’r offerynnau adrodd priodol;
- datblygu adroddiadau awtomataidd i ddarparu gwybodaeth ddefnyddiol i gefnogi swyddogion i nodi patrymau cronolegol a daearyddol mewn setiau data;
- gwella cyfathrebiadau mwy effeithlon a dulliau casglu data syml.
Pa effaith y mae’r gwaith hwn wedi’i chael ar ddarpariaeth a safonau dysgwyr?
Mae argaeledd data byw gan 115 o ysgolion, ar draws hyd at 30 o wasanaethau ac â thros 500 o ddefnyddwyr yn galluogi swyddogion i fanteisio ar ystod eang o wybodaeth berthnasol a chyfredol. Erbyn hyn, mae gan y Gyfarwyddiaeth Addysg drosolygon byw o ystod eang o ddata rhyngweithiol.
Mae’r wybodaeth a’r data hyn yn ganolog i’r holl gynllunio strategol ar draws y Gyfarwyddiaeth Addysg, gan gynnwys ad-drefnu ysgolion, hunanwerthuso gwasanaethau, cynllunio strategol a rheoli perfformiad. Mae adroddiadau i gyfarfodydd y Cabinet a chyfarfodydd craffu wedi’u llywio’n dda trwy allu manteisio ar y setiau data byw hyn.
Mae’r awdurdod lleol yn defnyddio ystod eang o wybodaeth, gan gynnwys tueddiadau demograffig, data ar enedigaethau a datblygiadau tai i ystyried nifer y lleoedd mewn ysgolion a derbyniadau ysgolion yn ofalus.
Roedd gallu manteisio ar ddata perthnasol yn hollbwysig wrth gefnogi’r ymateb i Covid. Cafodd dysgwyr bregus, yn enwedig lle’r oedd problemau cysylltiedig, eu targedu’n dda ar gyfer darpariaeth ac ymweliadau lles a chefnogaeth arall. Sicrhaodd gwaith â chydweithwyr yn y Gwasanaethau Plant fod gan ysgolion ddata cyfredol ar ddysgwyr bregus yn eu hysgolion yn ôl categorïau bregusrwydd gwahanol.
Gan fod staff yn gweithio mewn modd hybrid erbyn hyn, mae darparu data gweithredol i ddyfais addas wedi dod yn hanfodol. Erbyn hyn, gall staff presenoldeb a lles fanteisio ar ddata ar absenoldebau yn uniongyrchol ar eu ffonau symudol a defnyddio hyn i herio ysgolion mewn modd amserol.
Sut ydych chi wedi mynd ati i rannu eich arfer dda?
Galluogodd cymorth i’r timau Profi, Olrhain a Diogelu yn ystod y pandemig i ddata cyswllt strwythuredig gael ei ddarparu’n uniongyrchol o systemau ysgolion mewn fformat addas i’w lanlwytho’n uniongyrchol i systemau iechyd. Rhannwyd y broses hon â’r holl awdurdodau lleol yng Nghymru. Mae RhCT yn gweithredu’n rheolaidd fel cyswllt a man cyfeirio ar gyfer gwybodaeth a chyngor technegol a strategol penodol. Mae’r tîm yn cyfrannu’n weithredol at grwpiau defnyddwyr yng Nghymru trwy dechnoleg MS Teams ac, ers yr adferiad Covid, trwy arddangosiadau wyneb‑yn-wyneb i awdurdodau lleol eraill.